Poprawna treść rachunku (Rechnung)
& małe rachunki (Kleinbetragsrechnung)
W Niemczech faktura to nie tylko dokument sprzedaży – to oficjalna podstawa do odliczenia podatku VAT. Dlatego ważne jest, aby zawierała wszystkie wymagane elementy.
Brakuje danych? Finanzamt może odrzucić odliczenie VAT. A nikt przecież nie chce oddawać pieniędzy, które mógłby zatrzymać w firmie.
✅ Co powinna zawierać poprawna faktura? (9 elementów obowiązkowych)
Jeśli Twoja faktura przekracza kwotę 250 € (brutto), musi zawierać następujące informacje:
- Imię i nazwisko / nazwa firmy sprzedawcy (wystawcy faktury)
- Adres sprzedawcy
- Numer Steuernummer lub Umsatzsteuer-ID sprzedawcy
- Imię i nazwisko / nazwa nabywcy (klienta)
- Adres nabywcy
- Numer faktury (jednoznaczny, niepowtarzalny)
- Data wystawienia faktury
- Zakres usług lub towarów (dokładny opis, np. „usługi montażowe”)
- Wartość netto, stawka VAT i kwota VAT (np. 100 € netto + 19% VAT = 119 € brutto)
📌 Uwaga:
W przypadku niektórych usług, np. budowlanych, równie istotne jest, aby umieścić również informację o miejscu wykonywanej usługi (Bauvorhaben, np.: Sanierung eines Badezimmers, Musterstraße 12, 12345 Musterstadt) oraz okresie czasowym, kiedy usługi były wykonywane (np.: Leistungszeitraum: 01.03.2025 – 15.03.2025).
Jeśli nie doliczamy VAT, musimy to zawsze wyraźnie zaznaczyć na fakturze, np. w przypadku:
- Zwolnienia z VAT jako „Kleinunternehmer” (podmiotowe zwolnienie z VAT do określonej wysokości przychodu firmy w roku) – dodajemy adnotację: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
- Przeniesienia obowiązku podatkowego na odbiorcę (Reverse-Charge) – np. przy usługach budowlanych lub transakcjach wewnątrzunijnych – dodajemy adnotację: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – § 13b UStG.” (mechanizm działa również w przypadku usług budowlanych w Niemczech)
- Innych przypadków zwolnienia z VAT – należy podać odpowiednią podstawę prawną lub przynajmniej jasne wyjaśnienie, dlaczego VAT nie został naliczony, np. zwolnienie z VAT zabiegów medycznych.
Finanzamt (urząd skarbowy) może odrzucić fakturę bez poprawnej adnotacji, dlatego jasna informacja o przyczynie braku VAT to obowiązek!
💡 Co z małymi rachunkami (do 250 €)? – Kleinbetragsrechnung
Kleinbetragsrechnung – czyli tzw. faktura uproszczona – może być wystawiana do kwoty 250 EUR brutto, a więc z VAT-em włącznie.
📌 Podstawa prawna:
Zgodnie z § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) – fakturę uproszczoną można wystawić, jeśli całkowita kwota brutto nie przekracza 250 EUR.
Czyli:
✅ Do 250 EUR brutto – możesz wystawić Kleinbetragsrechnung (bez pełnych danych odbiorcy i kilku innych elementów).
❌ Powyżej 250 EUR brutto – obowiązuje już pełna faktura, zgodna z wymogami § 14 UStG.
Dla faktur o wartości do 250 € brutto (np. sprzedaż, drobne usługi) obowiązują prostsze zasady. Na rachunku wystarczy podać tylko:
- Imię i nazwisko / nazwa sprzedawcy
- Adres sprzedawcy
- Data wystawienia
- Rodzaj i ilość towaru lub usługi
- Cena brutto (łącznie z VAT)
- Zastosowana stawka VAT (np. 19% lub 7%, lub odpowiednia informacja podatkowa)
📌 Ułatwienie dla rachunków o małej kwocie: nie trzeba podawać danych nabywcy ani numeru faktury.
W Twojej firmie ma miejsce dużo transkacji o małych kwotach? Do wystawiania uproszczonych rachunków możesz korzystać z gotowych bloczków*:
Na rynku dostępne są także bloczki specjalnie przeznaczone dla małych przedsiębiorców, podmiotowo zwolnionych z VAT. Dzięki nim nigdy nie zapomnimy o ważnej informacji podatkowej, dzięki czemu nasze małe 'rachunki' zawsze będą poprawne*:
*uwaga na powszechne wejście w życie E-Rachunków (B2B), niezależnie od kwoty, rachunek bedzie musiał być wystawiony w elektronicznej formie. Wyjątek: rachunek wystawiany osobie prywatnej.
______________________________
⚠️ Zagrożenia związane z błędną fakturą
Błędna faktura może oznaczać więcej niż tylko konieczność poprawki:
❌ Brak możliwości odliczenia VAT – jeśli dane są niepełne lub niepoprawne
❌ Problemy przy kontroli podatkowej
❌ Konsekwencje karno-skarbowe
❌ Opóźnienia w płatnościach od kontrahentów – jeśli nie zaakceptują faktury
📌 Warto od początku zadbać o prawidłowy wzór faktury, zwłaszcza jeśli samodzielnie prowadzisz działalność gospodarczą w Niemczech.
Potrzebujesz sprawdzonego wzoru faktury? Pobierz bezpłatny plik. Możesz go dowolnie edytować i wykorzystywać wedle swoich potrzeb:
Chcesz, żeby Twoje rachunki były profesjonalne, również w nowej, oficjalnej, cyfrowej formie, czyli E-Rechnung? Chętnie objemiejmy fakturowanie Twojej firmy!
SB Büroservice – Twoje biuro rachunkowe w Niemczech. Bez stresu, bez błędów.
Informacje zawarte na tej stronie mają charakter ogólnodostępny i informacyjny. Nie stanowią porady podatkowej ani prawnej. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. SB Büroservice świadczy usługi zgodne z § 6 Nr. 3 StBerG.