Błędnie wystawiona faktura - korekta rachunku w Niemczech
Dowiedz się, jak poprawnie korygować swoje rachunki i na co zwracać uwagę, by uniknąć błędów
Niezależnie od tego, czy chodzi o błędną kwotę, nieprawidłową stawkę podatku, czy brak obowiązkowych informacji – błędy na fakturach mogą szybko stać się poważnym problemem dla firmy. Aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji, należy je jak najszybciej i prawidłowo skorygować.
Błędy na fakturach zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać.
W codziennej pracy firmowej nietrudno o pomyłkę – brak obowiązkowych informacji, źle wpisana kwota albo nieprawidłowa stawka VAT. Takie błędy mogą mieć poważne konsekwencje dla księgowości i rozliczeń podatkowych.
Ale kiedy faktycznie trzeba poprawić fakturę? I jak zrobić to prawidłowo, żeby uniknąć problemów?
Zaraz wyjaśnimy, kiedy konieczna jest korekta faktury i na co zwrócić uwagę, żeby wszystko było zgodnie z przepisami.
Czym jest korekta faktury?
Korekta faktury to poprawienie wcześniej wystawionej faktury, jeśli zawiera ona błędne lub niepełne dane. Poprawiona wersja zastępuje oryginał i zapewnia zgodność z przepisami – szczególnie w zakresie podatku VAT.
Najczęstsze powody korekty faktury:
- Błędne dane, np. nieprawidłowa data wystawienia, błędny adres lub niedokładny opis usługi
- Błędy rachunkowe – np. przy kwotach lub stawkach podatku
- Brak wymaganych informacji zgodnie z § 14 niemieckiej ustawy o VAT (UStG)
- Podwójne naliczenie VAT lub anulowanie wcześniej zafakturowanej usługi
- Dzięki korekcie błędne informacje zostają poprawione, a księgowość pozostaje przejrzysta i zgodna z przepisami.
Przykład z praktyki:
Firma przez pomyłkę wystawia fakturę na 10 000 €, zamiast na 1 000 €, i stosuje błędną stawkę VAT – 19% zamiast 7%. W korekcie faktury kwota zostaje poprawiona na 1 000 €, zastosowana zostaje prawidłowa stawka 7%, a błędne pozycje są wykazane jako wartości ujemne.
Czy mogę poprawić błędną fakturę bez wystawiania korekty?
Nie – błędnej faktury nie wolno po prostu zastąpić nową, poprawioną wersją. Taka praktyka może prowadzić do problemów z rozliczeniem podatku VAT.
Zgodnie z niemiecką ustawą o podatku VAT (UStG), każda nieprawidłowa faktura musi zostać poprawiona w sposób formalny – poprzez korektę faktury lub fakturę storno. Tylko w ten sposób można prawidłowo zneutralizować błędne kwoty w dokumentacji księgowej.
Jeśli dokument zostanie poprawiony bez spełnienia tych wymogów, może się to skończyć koniecznością dwukrotnego odprowadzenia VAT-u – ponieważ pierwotna, błędna faktura wciąż uznawana będzie za ważną i obowiązującą.
📌 Ważne:
Korekta faktury zawsze musi pochodzić od pierwotnego wystawcy dokumentu – nie może zostać samodzielnie poprawiona przez odbiorcę faktury.
Korekta faktury – najważniejsze cechy:
- Nawiązanie do pierwotnej faktury:
Dokument odnosi się bezpośrednio do wcześniej wystawionej faktury - Kto wystawia dokument:
Podmiot świadczący usługę lub sprzedający produkt (czyli sprzedawca lub usługodawca) - Oznaczenie dokumentu:
Na dokumencie powinna znajdować się nazwa „Faktura korygująca” lub „Faktura storno” - Konsekwencje księgowe:
Korekta wartości podatku oraz odpowiednich zapisów księgowych - Wpływ na VAT:
Z takiego dokumentu nie można odliczyć VAT – korygowana jest pierwotna faktura - Kwota na dokumencie:
Wartość ujemna (nadawca wykazuje kwotę jako zwrot lub korektę wcześniej naliczonej kwoty)
Nota uznaniowa (Gutschrift) – najważniejsze cechy:
- Nawiązanie do pierwotnej faktury:
Nie musi bezpośrednio odnosić się do wcześniejszej faktury - Kto wystawia dokument:
Odbiorca usługi lub towaru (czyli klient, kupujący) - Oznaczenie dokumentu:
Dokument musi być wyraźnie oznaczony jako „Gutschrift” (nota uznaniowa) - Konsekwencje księgowe:
Osobna pozycja księgowa – wpływa np. na rabaty lub zwroty pieniędzy - Wpływ na VAT:
Możliwe odliczenie podatku VAT – ponieważ nota uznaniowa wystawiana jest przez nabywcę - Kwota na dokumencie:
Wartość dodatnia (odbiorca zatrzymuje kwotę, np. z tytułu przyznanego rabatu)
Jak poprawnie wystawić korektę niemieckiej faktury? Krok po kroku
Sposób dokonania korekty zależy od tego, czy faktura została już zaksięgowana, czy nie.
✅ Jeśli faktura nie została jeszcze zaksięgowana:
Masz do wyboru trzy opcje:
1. Wystaw nową fakturę z tą samą numeracją
Jeśli jeszcze nic nie zostało ujęte w systemie księgowym, możesz po prostu poprawić dokument, zachowując ten sam numer faktury.
2. Sporządź dokument korygujący
– Podaj odniesienie do pierwotnej faktury (data i numer)
– Wskaż, co zostało poprawione
– Zawrzyj dane sprzedawcy
3. Popraw ręcznie oryginalną fakturę
– Wprowadź poprawki bezpośrednio na oryginalnym dokumencie
– Podpisz się i zrób kopię poprawionej wersji
📌 Jeśli faktura została już zaksięgowana:
W takim przypadku obowiązują bardziej formalne zasady:
1. Wystaw fakturę storno z wartościami ujemnymi
– Anuluj błędną fakturę, a następnie wystaw nową, poprawną wersję
2. Korekta „wsteczna” (np. dla celów podatkowych)
– W przypadku wpływu na VAT lub inne rozliczenia, popraw fakturę i wprowadź korekty w księgowości i/lub deklaracji
Jak wystawić prawidłową fakturę korygującą?
Aby korekta faktury była zgodna z przepisami, należy zadbać o kilka ważnych elementów:
1. Odniesienie do pierwotnej faktury
– Nazwij dokument jako „faktura korygująca”, „korekta” lub „faktura storno”
– Podaj numer i datę faktury, którą korygujesz
2. Nowy numer dokumentu
– Każda korekta powinna mieć własny numer – nie używamy numeru pierwotnej faktury
3. Obowiązkowe dane (takie jak na zwykłej fakturze – zgodnie z § 14 UStG):
– Nazwa i adres Twojej firmy oraz klienta
– Twój numer podatkowy lub numer VAT UE
– Data wystawienia dokumentu
– Opis towarów lub usług
– Kwoty netto, VAT oraz wartość brutto
– Wskazanie poprawionych błędów (np. błędna stawka VAT, pomyłka w cenie)
4. Korekta kwot i pozycji
– Błędne kwoty wpisujemy jako wartości ujemne (ze znakiem minus)
– Opis pozycji powinien być taki sam, jak na oryginalnej fakturze, ale poprawiony
5. Ujemne kwoty
– Także kwoty VAT należy wpisać jako wartości ujemne
6. Neutralizacja pierwotnej faktury
– Korekta „zeruje” błędną fakturę, przez co nie ma ryzyka podwójnego rozliczenia
7. Wystawienie nowej, poprawnej faktury
– Po korekcie możesz wystawić nową, prawidłową fakturę – już bez błędów
PODSUMOWUJĄC:
📄 Faktura korygująca – co warto wiedzieć
🔧 Po co się ją wystawia?
Aby poprawić drobne błędy w już wystawionej fakturze – np. literówkę w adresie, złą kwotę albo nieprawidłową stawkę VAT.
📏 Co dokładnie poprawia?
Tylko konkretne elementy faktury – nie trzeba jej wystawiać od nowa.
📌 Do czego się odnosi?
Zawsze nawiązuje do oryginalnej faktury – zawiera jej numer i datę.
📚 Jak to wygląda w księgowości?
To taka „dopisująca” faktura – koryguje różnicę, żeby wszystko się zgadzało w papierach.
✅ Kiedy się ją stosuje?
Gdy na fakturze jest jeden błąd (albo kilka), ale reszta się zgadza.
🗂 Co zawiera?
Poprawione dane + odniesienie do pierwotnej faktury.
💶 Co z kwotą do zapłaty?
Jeśli kwota była błędna, to zostaje poprawiona – klient zapłaci tyle, ile faktycznie powinien.
🧾 Faktura anulująca – najważniejsze cechy
🔧 Po co się ją wystawia?
Aby całkowicie unieważnić fakturę, gdy jest nieprawidłowa lub już nieaktualna.
📏 Co dokładnie robi?
Anuluje całą fakturę – po prostu ją „kasuje” w systemie.
📌 Do czego się odnosi?
Faktura anulująca całkowicie zastępuje pierwotną fakturę, usuwając wszelkie błędy.
📚 Jak to wygląda w księgowości?
To pełna neutralizacja pierwotnej faktury – wszystko wraca do punktu wyjścia.
✅ Kiedy się ją stosuje?
Gdy cała faktura jest błędna lub już nieaktualna.
🗂 Co zawiera?
Odniesienie do pierwotnej faktury, ale z negatywnymi kwotami – żeby pokazać anulowanie.
💶 Co z kwotą do zapłaty?
Kwota do zapłaty zostaje 'wyzerowana' – ponieważ faktura jest anulowana.
Uwaga przy anulowaniu faktury:
Faktura może zostać anulowana, ale trzeba zachować ostrożność. Jeśli faktura zostanie po prostu wystawiona na nowo bez dokonania korekty, urząd skarbowy uzna to za nową transakcję, a nie korektę faktury. To oznacza korzystne skutki podatkowe tylko dla nowej faktury, a nie dla tej błędnej, którą anulowano.
W efekcie, odliczenie VAT będzie możliwe tylko na podstawie nowej faktury i nie będzie mogło obejmować wcześniejszej, błędnej faktury. W praktyce oznacza to, że odliczenie VAT można zastosować dopiero od momentu wystawienia poprawnej faktury, a nie za okres, w którym faktura była błędna.
Podsumowanie: Jak sprawnie i poprawnie korygować faktury
Błędy na fakturach zdarzają się każdemu – liczy się jednak szybkie reagowanie, by nie narazić się na problemy z rozliczeniem VAT i błędy w księgowości. Gdy zauważysz pomyłkę, wybierz odpowiednią formę korekty: fakturę korygującą, jeśli chodzi o pojedyncze elementy (kwotę, stawkę, adres), lub fakturę storno, gdy cała faktura wymaga unieważnienia.
Działając zgodnie z przepisami, zabezpieczasz swoje prawo do odliczenia podatku VAT i utrzymujesz porządek w dokumentacji. Poprawne księgowanie różnic lub pełne storno sprawi, że urząd skarbowy nie będzie miał zastrzeżeń, a Ty unikniesz ryzyka sankcji czy dodatkowych kosztów.
Nie odkładaj tego na później – szybka i precyzyjna korekta to najlepszy sposób na poprawienie błędów.
Masz pytania? Potrzebujesz profesjonalnego fakturowania dla Twojej firmy? Napisz do nas, chętnie pomożemy.