Kontrole i korespondencja z Finanzamtem – co warto wiedzieć?
Prowadzenie działalności w Niemczech wiąże się z regularnym kontaktem z urzędem skarbowym, czyli Finanzamtem. Nie musi to jednak być stresujące – jeśli utrzymujesz porządek w dokumentach i reagujesz na pisma na czas, wszystko przebiegnie sprawnie.
✉️ Jakiej korespondencji możemy spodziewać się z Finanzamtu?
Z Niemieckiego Urzędu Skarbowego możesz otrzymać m.in.:
- Ankiety i formularze informacyjne (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, czy aktualizacja danych)
- Przypomnienia o obowiązkach (np. terminie złożenia deklaracji VAT lub rocznego zeznania)
- Decyzje podatkowe (Bescheid), np. Einkommensteuerbescheid, Umsatzsteuerbescheid
- Wezwania do wyjaśnień – jeśli coś nie zgadza się w rozliczeniach
- Zawiadomienie o kontroli (Betriebsprüfung), czyli zapowiedź kontroli skarbowej.
🔍 2. Kontrole – czego możesz się spodziewać?
W Niemczech istnieją różne rodzaje kontroli skarbowych:
- Betriebsprüfung
Pełna kontrola działalności
Przy większych obrotach, zaległościach, nietypowych transakcjach
- Umsatzsteuer-Sonderprüfung
Tylko podatek VAT
Gdy coś się „nie zgadza” w deklaracjach VAT
- Lohnsteuerprüfung
Kontrola podatku od wynagrodzeń
Gdy zatrudniasz pracowników
- Nachschau (np. Kassennachschau)
Niezapowiedziana kontrola na miejscu
Dotyczy głównie gastronomii, handlu, firm z kasami fiskalnymi
🗂️ 3. Jak się przygotować?
- Prowadź dokumentację na bieżąco (faktury, rachunki, przelewy, Fahrtenbuch)
- Zachowuj wszystkie dokumenty przez co najmniej 10 lat
- Reaguj na pisma w terminie – jeśli coś jest niezrozumiałe, warto skonsultować się z doradcą
- Odpowiadaj konkretnie, załącz dokumenty – nie pisz ogólników, tylko konkretne dane i dowody
✅ 4. Dobra praktyka: spokojna korespondencja
Nie bój się pisać do Finanzamtu! Jeśli masz pytanie, nie otrzymałeś pisma na czas, coś się opóźniło – możesz i powinieneś napisać samodzielnie lub przez swoje biuro:
- krótko i na temat,
- zawsze z numerem Steuernummer i datą,
- najlepiej pisemnie (E-Mail, ELSTER lub poczta).
📌 5. Pamiętaj!
- Finanzamt nie gryzie, ale lubi porządek
- Zawsze czytaj dokładnie, co piszą – nie wyrzucaj listów!
- Jeśli nie rozumiesz pisma, nie zwlekaj – zapytaj biuro lub doradcę
- Zignorowanie pisma może prowadzić do kar lub oszacowania podatku „z góry”
🎯 Kiedy warto zareagować od razu?
- Jeśli otrzymasz Bescheid z błędami – np. nieuznany koszt lub błąd w kwocie
- Gdy masz zaległość do zapłaty – warto poprosić o rozłożenie na raty (Stundungsantrag)
- W przypadku wezwania do korekty – lepiej odpowiedzieć, niż ryzykować domiar.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w 'rozszyfrowywaniu' języka urzędowego oraz w opracowywaniu korespondencji w języku niemieckim - napisz do nas!
Informacje zawarte na tej stronie mają charakter ogólnodostępny i informacyjny. Nie stanowią porady podatkowej ani prawnej. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. SB Büroservice świadczy usługi zgodne z § 6 Nr. 3 StBerG.